Documenti e ricevute da conservare in caso di disservizio aereo

Il regolamento UE sui diritti dei passeggeri presuppone, tra l’altro, una prenotazione confermata sul volo e, tranne in caso di volo cancellato, la presentazione all’accettazione in tempo. La conferma di prenotazione mostra la prenotazione, e la carta d’imbarco mostra che hai fatto il check-in. Insieme sono il nucleo di ogni richiesta di compensazione.

Il codice di prenotazione, il breve codice che trovi nella conferma, è la chiave dell’intero viaggio nel sistema della compagnia aerea. Se lo hai ancora, prenotazione, check-in e cambi di volo si possono recuperare anche dopo. Le carte d’imbarco digitali nell’app della compagnia, invece, possono sparire a viaggio concluso: fai una schermata finché la carta è ancora visibile.

SMS, e-mail e notifiche dell’app della compagnia aerea sono spesso la prova più chiara, perché mostrano mittente, momento e ciò che è stato comunicato. Non cancellare nulla finché la vicenda non è del tutto chiusa.

Aggiungi una foto del tabellone informativo in cui si vedano il numero del volo, lo stato e l’orario. Se ricevi indicazioni a voce al gate, chiedi se possibile il motivo per iscritto, oppure annota tu chi ha detto cosa e quando. Una breve cronologia scritta lo stesso giorno pesa più di un ricordo di diverse settimane dopo.

In caso di ritardo, il tuo diritto alla compensazione si valuta in base a quanto tardi arrivi alla destinazione finale, non a quanto tardi l’aereo è decollato. Secondo la giurisprudenza della Corte di giustizia dell’Unione europea, un ritardo di tre ore o più alla destinazione finale può dare diritto alla compensazione, purché siano soddisfatte le altre condizioni.

La Corte ha inoltre chiarito che cosa significa arrivo: l’orario di arrivo effettivo è il momento in cui si apre almeno una delle porte dell’aeromobile e ai passeggeri è consentito lasciarlo (causa C-452/13, Germanwings). Non contano quindi né il momento in cui le ruote toccano terra né quello in cui l’aereo raggiunge la piazzola di sosta. Questo vale secondo le regole attuali; per i voli a partire dal 23 ottobre 2027 conta invece il momento in cui l’aereo raggiunge la piazzola di sosta e i freni di stazionamento sono inseriti, in base al regolamento (UE) 2026/2202.

Nei casi limite possono bastare pochi minuti a decidere tutto. Gli orari di volo effettivi sono normalmente conservati nei database dei voli e presso la compagnia aerea, ma di solito indicano il momento dell’atterraggio o dell’arrivo alla piazzola di sosta, cioè prima dell’apertura delle porte. Un tuo appunto o una schermata fatta all’arrivo rafforza quindi la tua richiesta, se quei dati venissero contestati.

Quando la compagnia aerea non offre l’assistenza dovuta ai sensi dell’articolo 9, di norma puoi anticipare le spese e chiederne il rimborso (sentenza della Corte di giustizia dell’Unione europea nella causa C-12/11, McDonagh). In quel caso le ricevute sono la tua prova. Conserva tutte le ricevute e fotografa documenti, ricevute, carte d’imbarco e conferme.

Un estratto conto può mostrare che hai pagato qualcosa, ma la ricevuta mostra per che cosa hai pagato, ed è questo che dimostra che la spesa era necessaria.

Fai subito le schermate quando succede qualcosa: le notifiche dell’app e le carte d’imbarco digitali possono sparire, e l’app della compagnia non sempre mostra a posteriori i vecchi disservizi. Fotografa le ricevute cartacee lo stesso giorno; il testo sulla carta termica può sbiadire.

Raccogli tutto in un unico posto, per esempio un album nello smartphone o una cartella nel cloud con la data del viaggio come nome. Scrivi infine una breve cronologia di che cosa è successo e quando. Ti risparmia molte ricerche se la vicenda va per le lunghe.