Informativa sulla privacy

Titolare del trattamento

Jaksenvest Global AB (numero di registrazione svedese 559413-0543), che gestisce Airlate, è il titolare del trattamento dei tuoi dati. Puoi contattarci all’indirizzo hello@airlate.com. L’indirizzo postale e gli altri dati societari sono indicati nella pagina Dati societari del sito.

Come funziona il modulo

Airlate è un semplice sito web senza accesso, account o area clienti. Quando compili e invii il modulo, non viene creata alcuna pratica in alcuna banca dati. I tuoi dati vengono invece raccolti in un messaggio di posta elettronica inviato all’indirizzo interno di verifica di Airlate. Lì leggiamo la richiesta manualmente e ti ricontattiamo via e-mail. Ricevi inoltre un’e-mail di conferma con il tuo numero di riferimento.

Quali dati trattiamo

Applichiamo il principio di minimizzazione dei dati e trattiamo solo ciò che ci serve. Tramite il modulo trattiamo:

• il tuo indirizzo e-mail e, se li indichi, il tuo nome, il tuo cognome e il tuo paese di residenza,
• i dati relativi al viaggio e al disservizio: il tipo di disservizio, l’aeroporto di partenza e quello di arrivo, la compagnia aerea, la data di partenza, i dettagli del ritardo, della cancellazione del volo o del negato imbarco, la causa indicata dalla compagnia aerea e quanto eventualmente scrivi nel campo di testo libero sulla causa,
• il numero dei viaggiatori e, se li aggiungi, il nome e la data di nascita dei tuoi compagni di viaggio (vedi sotto),
• un eventuale codice Airlate e, se hai raggiunto il sito tramite il link di una campagna, il nome e la fonte della campagna (parametri utm nell’indirizzo),
• l’esito preliminare della verifica delle regole, il numero di riferimento della richiesta, la lingua che hai utilizzato, il momento dell’invio e il fatto che hai accettato le condizioni.

Se utilizzi la funzione di recesso, trattiamo il tuo nome, il tuo indirizzo e-mail, il numero di riferimento se lo indichi, quanto scrivi sul contratto, il modo in cui vuoi ricevere la conferma di ricevimento e il momento in cui abbiamo ricevuto il tuo recesso. Se ci scrivi via e-mail, trattiamo ciò che scrivi e invii.

Quando facciamo valere la tua richiesta di compensazione, trattiamo anche la documentazione che ti chiediamo via e-mail e i dati di pagamento (conto bancario o altra soluzione di pagamento) che ci fornisci affinché possiamo versarti la compensazione. Possiamo allora ricevere dati su di te e sul viaggio anche da altri soggetti: dalla compagnia aerea, da organismi di risoluzione extragiudiziale delle controversie, da autorità giudiziarie e da altre autorità pubbliche, ad esempio i dati della prenotazione, la risposta della compagnia aerea e le decisioni relative alla tua pratica. Inoltre, quando visiti il sito vengono trattati dati tecnici, tra cui il tuo indirizzo IP; vedi la sezione sui dati tecnici e sui log più avanti.

Non raccogliamo tramite il modulo il codice fiscale o altri numeri di identificazione nazionali, numeri di passaporto, dati bancari o della carta di pagamento, copie di documenti di identità, carte d’imbarco in formato file né dati relativi alla salute. Se ci serve ulteriore documentazione per far valere la richiesta, te la chiediamo separatamente via e-mail. Se carichi documenti dopo l’invio, questi vengono trasmessi come allegati in un’e-mail crittografata al nostro addetto alla gestione delle pratiche e conservati nel nostro sistema interno di gestione delle pratiche, non sul sito (vedi «Dove sono conservati i dati e chi li vede»). Li trattiamo come parte della tua pratica e li conserviamo come la tua richiesta (vedi «Periodo di conservazione»). I documenti vengono cancellati o pseudonimizzati 12 mesi dopo la chiusura della pratica, a meno che non dobbiamo conservarli per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o per adempiere un obbligo legale.

Compagni di viaggio

Se aggiungi compagni di viaggio nel modulo, trattiamo il loro nome e, se la indichi, la loro data di nascita. Trattiamo questi dati per poterli includere nella richiesta di compensazione che ci chiedi di far valere, e la presente informativa si applica a loro allo stesso modo che a te. Hanno gli stessi diritti. I dati provengono da te e non dai compagni di viaggio stessi. Il modulo non chiede i loro dati di contatto, quindi non possiamo informarli direttamente quando invii il modulo. In base alle Condizioni generali (articolo 12), puoi fornire dati relativi ad altre persone solo se hai il diritto di farlo. Ti invitiamo a informare i tuoi compagni di viaggio che ci stai fornendo i loro dati e dove possono leggere la presente informativa.

Finalità e base giuridica

Trattiamo i dati per le seguenti finalità e sulle seguenti basi giuridiche previste dal regolamento generale sulla protezione dei dati (regolamento (UE) 2016/679, di seguito «RGPD»):

• Effettuare la valutazione preliminare, concludere con te il contratto di mandato quando invii il modulo ed eseguirlo: gestire la richiesta, farla valere nei confronti della compagnia aerea (se necessario tramite procedure di risoluzione delle controversie, in sede giudiziaria o con l’esecuzione forzata) e versarti la compensazione. Base giuridica: esecuzione di un contratto, comprese le misure precontrattuali adottate su tua richiesta (articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del RGPD).
• Includere i tuoi compagni di viaggio nella richiesta. Base giuridica: legittimo interesse (articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del RGPD): poter far valere la richiesta per l’intero gruppo, come ci hai chiesto.
• Sapere da quale campagna proviene una richiesta: un codice Airlate che inserisci oppure i dati della campagna (parametri utm) presenti nell’indirizzo del link che hai seguito. Base giuridica: legittimo interesse (articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del RGPD): sapere quali attività di marketing generano richieste.
• Misurare i risultati dei nostri annunci, se hai prestato il consenso nella tua scelta sui cookie. Base giuridica: consenso (articolo 6, paragrafo 1, lettera a), del RGPD). Puoi revocare il consenso in qualsiasi momento da Impostazioni dei cookie; la revoca non incide sul trattamento già effettuato.
• Inviare l’e-mail di conferma con le informazioni sul diritto di recesso, ricevere un recesso tramite la funzione di recesso e inviare la conferma di ricevimento, tenere la contabilità e gestire le richieste che presenti ai sensi del RGPD. Base giuridica: obbligo legale (articolo 6, paragrafo 1, lettera c), del RGPD), ai sensi, tra l’altro, della legge svedese sui contratti a distanza e della legge svedese sulla contabilità.
• Rispondere alle domande e ai reclami che ci invii. Base giuridica: esecuzione di un contratto (articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del RGPD) quando riguardano la tua pratica, altrimenti legittimo interesse (articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del RGPD): poterti rispondere.
• Mantenere il sito sicuro e funzionante: limitare il numero di accessi dallo stesso indirizzo IP, tenere log tecnici e risolvere i problemi. Base giuridica: legittimo interesse (articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del RGPD): proteggere il sito dagli abusi e assicurarci che i moduli funzionino.
• Accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria, ad esempio se una richiesta o il contratto diventa oggetto di una controversia. Base giuridica: legittimo interesse (articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del RGPD).

Non utilizziamo il consenso come base per ciò che è necessario per concludere ed eseguire il contratto o per risponderti, e non utilizziamo i tuoi dati per inviarti comunicazioni di marketing. Quando ci basiamo sul legittimo interesse, hai il diritto di opporti; vedi la sezione sui tuoi diritti.

Quali dati devi fornire

Per poter inviare il modulo devi indicare il tuo indirizzo e-mail e rispondere alle domande sul viaggio e sul disservizio. Senza questi dati non possiamo valutare la richiesta, concludere il contratto con te né inviarti la conferma. Nome, paese di residenza, compagnia aerea, compagni di viaggio, testo libero e codice Airlate sono facoltativi nel modulo, ma alcuni di questi dati potrebbero servirci in seguito per far valere la richiesta. Nella funzione di recesso ci servono il tuo nome e il tuo indirizzo e-mail per poter registrare il recesso e inviare la conferma di ricevimento. Se non ci fornisci i dati di pagamento, non possiamo versarti la compensazione.

Valutazione preliminare automatizzata

Dopo che hai risposto alle domande sul viaggio, il nostro motore di regole effettua automaticamente una valutazione preliminare per stabilire se potresti avere diritto a una compensazione e, indicativamente, di quale importo. La valutazione si basa solo sui dati del viaggio, non sul tuo nome né sul tuo indirizzo e-mail. Ha valore orientativo e non ti impedisce di inviare il modulo, e leggiamo manualmente ogni richiesta prima di farla valere. Non adottiamo quindi decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato che producano effetti giuridici che ti riguardano o che incidano in modo analogo significativamente sulla tua persona.

Dove sono conservati i dati e chi li vede

La posta elettronica è di per sé una forma di conservazione: la tua richiesta arriva nella casella di posta di Airlate, dove la leggiamo. Per far valere la richiesta, i dati possono essere trattati anche nelle nostre note sulle pratiche e nella nostra posta elettronica. Il sito in sé non conserva richieste né documenti. Conserviamo le richieste, i documenti caricati e le comunicazioni di recesso nel nostro sistema interno di gestione delle pratiche. L’accesso è limitato al nostro personale con autenticazione a due fattori e ogni accesso viene registrato. La banca dati e l’archivio dei documenti del sistema di gestione delle pratiche si trovano su server nell’UE (Railway, Paesi Bassi, e Cloudflare R2 con giurisdizione UE).

Come cliente puoi seguire la tua pratica nella nostra area clienti. Accedi con un link monouso inviato all’indirizzo e-mail registrato per la pratica; conserviamo solo una versione hash del link di accesso. I documenti e i messaggi che invii nell’area clienti sono trattati sulla stessa base giuridica e cancellati secondo lo stesso periodo di conservazione degli altri dati della pratica.

Ci avvaliamo dei seguenti fornitori, che trattano dati per nostro conto (responsabili del trattamento):

• Railway (Railway Corporation, USA) gestisce il server su cui funzionano il sito e i moduli. Dal 3 ottobre 2026 il server si trova nella regione UE di Railway (Amsterdam, Paesi Bassi). L’elenco degli altri responsabili del trattamento (sub-responsabili) di Railway è disponibile su trust.railway.com.
• Cloudflare (Cloudflare, Inc., USA) si colloca tra il tuo browser e il nostro server e gestisce il nome di dominio (DNS), la connessione crittografata (TLS) e la distribuzione del sito. Tutto il traffico verso il sito passa attraverso la rete di Cloudflare, compreso ciò che scrivi nei moduli.
• Resend (Plus Five Five, Inc., USA) invia tutte le e-mail del sito: i messaggi del modulo e della funzione di recesso a noi, l’e-mail di conferma e la conferma di ricevimento a te e gli avvisi tecnici a noi.
• Proton (Proton AG, Svizzera) fornisce la nostra casella di posta elettronica, in cui arrivano le richieste, i recessi e le e-mail che ci invii.

Quando facciamo valere la tua richiesta, comunichiamo dati ad altri soggetti nella misura necessaria:

• alla compagnia aerea o ad altro soggetto tenuto al pagamento,
• ad avvocati, giuristi, agenzie di recupero crediti, partner o altri mandatari esterni di cui ci avvaliamo per l’incarico,
• ad autorità di vigilanza, organismi di risoluzione extragiudiziale delle controversie, autorità giudiziarie e altre autorità pubbliche, quando la richiesta viene esaminata in tali sedi o deve essere oggetto di esecuzione forzata,
• a banche e intermediari di pagamento, quando viene versata la compensazione,
• a un’altra società del medesimo gruppo o a un acquirente, se cediamo in tutto o in parte l’attività.

Non vendiamo i tuoi dati. Non condividiamo con nessuno per finalità di marketing ciò che scrivi nel modulo. Ciò che il sito invia sulla tua visita, se presti il consenso, è descritto nella sezione sui cookie.

Dati tecnici e log

Quando visiti il sito vengono trattati dati tecnici:

• Cloudflare riceve ogni accesso alle pagine con il tuo indirizzo IP, i dati sul tuo browser e l’indirizzo della pagina che visiti. Il tuo browser può inoltre inviare a Cloudflare segnalazioni tecniche di errore relative alla connessione.
• Utilizziamo le statistiche aggregate sulle visite di Cloudflare (numero di visite per pagina, paese e tipo di dispositivo) per capire come viene utilizzato il sito. Si basano sugli stessi dati tecnici indicati sopra e non ci mostrano dati sui singoli visitatori. Base giuridica: legittimo interesse (articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del RGPD).
• Railway registra ogni accesso al server, tra cui l’ora, la pagina richiamata, i dati sul browser e l’indirizzo IP. L’indirizzo della pagina di conferma contiene il tuo numero di riferimento, che può quindi comparire anche nel log.
• Il server conta gli accessi ai moduli per ciascun indirizzo IP, per bloccare gli abusi automatizzati. A tal fine l’indirizzo IP è conservato solo nella memoria di lavoro del server e non viene scritto in alcun file o banca dati.
• Se si verifica un errore durante l’invio di un modulo, il server registra l’errore e il log può allora contenere il tuo indirizzo e-mail o il tuo nome. Contemporaneamente riceviamo un avviso via e-mail. L’avviso è progettato per non contenere i tuoi dati.

Trasferimenti verso paesi al di fuori dell’UE/del SEE

Railway, Cloudflare e Resend sono società statunitensi e i dati vengono quindi trasferiti negli Stati Uniti. Per Railway ciò vale anche se il server si trova nell’UE: secondo il contratto sul trattamento dei dati di Railway, che abbiamo sottoscritto il 16 ottobre 2026, il trattamento da parte di Railway avviene principalmente negli Stati Uniti. Resend conserva il contenuto delle e-mail e i log di consegna negli Stati Uniti. Se hai accettato il marketing, i dati possono essere trasferiti anche a Google LLC negli Stati Uniti (vedi «Cookie»).

I trasferimenti si basano sulla decisione della Commissione europea del 10 luglio 2023 secondo cui il quadro UE-USA per la protezione dei dati personali (EU-U.S. Data Privacy Framework) offre un livello di protezione adeguato (decisione di esecuzione (UE) 2023/1795). I trasferimenti verso gli Stati Uniti si basano sul quadro quando il destinatario è certificato e, negli altri casi, sulle clausole tipo di protezione dei dati della Commissione europea (2021/914) contenute nel rispettivo contratto sul trattamento dei dati. Le certificazioni possono essere verificate consultando l’elenco ufficiale delle organizzazioni certificate. Qualora una certificazione venga meno o la decisione cessi di essere applicabile, il trasferimento si baserà invece sulle clausole tipo di protezione dei dati della Commissione europea (decisione di esecuzione (UE) 2021/914), che fanno parte dei contratti sul trattamento dei dati di Railway (modulo 2, da titolare a responsabile del trattamento), Cloudflare e Resend. Puoi contattare Railway all’indirizzo privacy@railway.com.

Proton AG ha sede in Svizzera. La Commissione europea ha deciso che la Svizzera offre un livello di protezione adeguato (decisione 2000/518/CE).

Se desideri una copia delle garanzie adeguate, ad esempio delle clausole tipo di protezione dei dati, contattaci all’indirizzo hello@airlate.com.

Periodo di conservazione

Conserviamo i dati solo per il tempo necessario alle finalità sopra indicate o per il tempo richiesto dalla legge:

• Conserviamo la tua richiesta, i documenti caricati e la corrispondenza relativa alla tua pratica nella casella di posta e nel sistema di gestione delle pratiche per il tempo necessario a gestire e far valere la richiesta. I dati e i documenti della pratica vengono cancellati o pseudonimizzati 12 mesi dopo la chiusura della pratica, a meno che non ci servano per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o non dobbiamo conservarli ai sensi della legge svedese sulla contabilità. Lo stesso vale per un codice Airlate e per i dati della campagna trasmessi con la richiesta.
• I dati che fanno parte della nostra contabilità, ad esempio le fatture e la documentazione dei versamenti, sono conservati per il tempo previsto dalla legge svedese sulla contabilità: fino alla fine del settimo anno successivo alla fine dell’anno civile in cui si è chiuso l’esercizio.
• Resend e Railway cancellano le e-mail, i log di consegna e i log del server dopo un periodo limitato, secondo le procedure di ciascun fornitore.
• Cloudflare conserva i dati sulle tue visite solo per il tempo necessario a distribuire e proteggere il sito e al massimo per la durata del nostro contratto con Cloudflare.
• Gli indirizzi IP presenti nella memoria di lavoro del server vengono eliminati quando il server viene riavviato, ad esempio quando pubblichiamo una nuova versione del sito.
• Per ciò che viene memorizzato nel tuo browser, vedi la sezione sui cookie più avanti.

I tuoi diritti

Hai il diritto di chiedere l’accesso ai tuoi dati, la loro rettifica o cancellazione, nonché di chiedere la limitazione di trattamento e, in alcuni casi, di ricevere i dati per trasferirli altrove (portabilità dei dati). Poiché non disponiamo di un sistema di accesso né di funzioni self-service, contattaci all’indirizzo hello@airlate.com e ti aiuteremo. Potremmo dover conservare alcuni dati a causa di una richiesta in corso o di obblighi di legge. In tal caso ti spieghiamo il motivo.

Diritto di opposizione. Hai il diritto di opporti in qualsiasi momento, per motivi connessi alla tua situazione particolare, al trattamento che basiamo sul legittimo interesse. In tal caso cessiamo il trattamento, salvo che dimostriamo l’esistenza di motivi legittimi cogenti che prevalgono sui tuoi interessi, diritti e libertà, oppure che il trattamento sia necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.

Cookie

Senza il tuo consenso al marketing, il sito non imposta cookie statistici né di marketing. In tal caso memorizza due elementi nel tuo browser: la tua scelta sui cookie, nel cookie airlate_consent per 180 giorni, e, mentre compili il modulo, una bozza delle tue risposte sul viaggio e sugli eventuali compagni di viaggio, così che non vadano perse se ricarichi la pagina. La bozza rimane solo sul tuo dispositivo e non contiene i tuoi dati di contatto. Viene cancellata quando invii il modulo o scegli «Ricomincia», e altrimenti rimane finché non cancelli i dati memorizzati nel browser.

Quando hai effettuato l’accesso all’area clienti (admin.airlate.com), impostiamo un cookie di sessione, __Host-casehub.portal_session. È strettamente necessario per l’accesso, non viene utilizzato per il tracciamento né per il marketing e viene rimosso quando ti disconnetti o al più tardi dopo 30 giorni (7 giorni di inattività).

Maggiori informazioni sui cookie e su come modificare la tua scelta sono disponibili nella nostra pagina sui cookie.

Se hai accettato il marketing, il sito carica il tag pubblicitario di Google. Il tag imposta cookie (vedi la pagina sui cookie) e invia a Google la pagina che visiti, il tuo indirizzo IP, i dati sul browser e, se invii il modulo, il fatto che è stata inviata una richiesta. Le tue risposte nel modulo, il tuo nome, il tuo indirizzo e-mail e il tuo numero di riferimento non vengono mai inviati. Del trattamento successivo risponde Google in autonomia, secondo la propria informativa sulla privacy. I dati possono essere trasferiti a Google LLC negli Stati Uniti, che è certificata nell’ambito del quadro UE-USA per la protezione dei dati personali.

Il sito non contiene plugin né pulsanti di condivisione delle piattaforme di social media. Il tag pubblicitario di Google viene caricato solo se hai accettato il marketing (vedi «Cookie»); in caso contrario, a Google non viene inviato alcun dato sulla tua visita. Il tag viene caricato solo nelle pagine in svedese e in inglese del sito.

Airlate sui social media

Abbiamo account ufficiali su Instagram, Facebook, TikTok, X, LinkedIn, YouTube e Bluesky. Il sito si limita a collegarsi a essi con normali link. Non incorpora feed né video e non contiene pixel, plugin o pulsanti di condivisione delle piattaforme, quindi quando visiti il sito non viene inviato loro alcun dato sulla tua visita. Se segui un link, lasci il sito e la piattaforma tratta i tuoi dati secondo i propri termini e la propria informativa sulla privacy.

Se ci segui, reagisci ai nostri post o li commenti, ci scrivi o ci menzioni su una piattaforma, trattiamo ciò che scrivi e i dati del profilo che la piattaforma ci mostra, ad esempio nome, nome utente e immagine del profilo. Lo facciamo per poterti rispondere e gestire i nostri account. Base giuridica: legittimo interesse (articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del RGPD): poter rispondere a chi ci contatta e gestire i nostri account, ad esempio moderando i commenti. Se il contatto riguarda la tua pratica o una richiesta di compensazione che vuoi affidarci, la base giuridica è invece l’esecuzione di un contratto, comprese le misure precontrattuali adottate su tua richiesta (articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del RGPD). Non inviare dati della prenotazione, documenti o dati relativi alla salute tramite i social media. Presenta la tua richiesta tramite il modulo e inviaci la documentazione via e-mail all’indirizzo hello@airlate.com. I commenti e i post in cui ci menzioni restano finché non li elimini, e anche noi possiamo eliminare i commenti ai nostri post se la piattaforma ce lo consente. I messaggi restano nella nostra casella sulla piattaforma finché non li eliminiamo e, se li eliminiamo, vengono eliminati solo dalla nostra casella. La piattaforma conserva inoltre i dati secondo la propria informativa sulla privacy.

Le piattaforme possono elaborare per noi statistiche sull’utilizzo dei nostri account, ad esempio il numero di visualizzazioni e di follower e dati aggregati sul paese o sulla fascia d’età dei visitatori. Nei dati aggregati non possiamo sapere chi sei. Possiamo invece vedere chi segue i nostri account, se la piattaforma lo mostra. Su LinkedIn l’elenco dei follower fa parte delle statistiche e mostra il nome e il datore di lavoro attuale di ciascun follower e la data in cui ha iniziato a seguirci. Utilizziamo le statistiche per capire come i nostri contenuti raggiungono il pubblico. Base giuridica: legittimo interesse (articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del RGPD). Per Facebook, TikTok e LinkedIn, noi e la rispettiva piattaforma siamo contitolari del trattamento per le statistiche (articolo 26 del RGPD). La ripartizione delle responsabilità è definita negli accordi pubblicati dalle piattaforme: Page Insights Controller Addendum (Facebook), TikTok Analytics Joint Controller Addendum (TikTok) e Page Insights Joint Controller Addendum (LinkedIn). In base a tali accordi, è la piattaforma a rispondere alle richieste relative ai tuoi diritti quando riguardano le statistiche. Per Instagram, X, YouTube e Bluesky, le piattaforme non hanno pubblicato alcun accordo di questo tipo. Se riceviamo statistiche da una di esse, noi e quella piattaforma potremmo comunque essere contitolari del trattamento per tali statistiche.

Per il trattamento sui social media puoi rivolgerti sia a noi sia alla piattaforma. Quando noi e la piattaforma siamo contitolari del trattamento, puoi esercitare i tuoi diritti nei confronti di ciascuno di noi, indipendentemente da quanto previsto dagli accordi (articolo 26, paragrafo 3, del RGPD). Se la tua richiesta riguarda le statistiche, la inoltriamo alla piattaforma, poiché solo la piattaforma dispone dei dati sottostanti. Le informative sulla privacy delle piattaforme: Instagram, Facebook, TikTok, X, LinkedIn, YouTube e Bluesky.

Reclami

Hai il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo per la protezione dei dati, in particolare nel paese dell’UE/del SEE in cui risiedi abitualmente o lavori oppure in cui ritieni che si sia verificata la violazione. In Svezia l’autorità competente è l’Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Siamo lieti di ricevere direttamente le tue osservazioni, così da poter risolvere il problema, ma non è necessario che tu ci contatti prima.