Personvernerklæring

Behandlingsansvarlig

Jaksenvest Global AB (svensk organisasjonsnummer 559413-0543), som driver Airlate, er behandlingsansvarlig for behandlingen av opplysningene dine. Du når oss på hello@airlate.com. Postadressen vår og andre selskapsopplysninger finner du på siden «Firmaopplysninger».

Slik fungerer skjemaet

Airlate er et enkelt nettsted uten innlogging, konto eller kundeportal. Når du fyller ut og sender skjemaet, opprettes det ingen sak i noen database. I stedet settes opplysningene dine sammen til en e-postmelding som sendes til Airlates interne gjennomgangsadresse, der vi leser henvendelsen manuelt og kommer tilbake til deg via e-post. Du får også en bekreftelse på e-post med referansenummeret ditt.

Hvilke opplysninger vi behandler

Vi praktiserer dataminimering og behandler bare det vi trenger. Gjennom skjemaet behandler vi:

• e-postadressen din og, hvis du oppgir dem, fornavn, etternavn og bostedsland,
• opplysninger om reisen og flyproblemet: type flyproblem, avgangs- og ankomstflyplass, flyselskap, avgangsdato, opplysninger om forsinkelsen, innstillingen eller nektet ombordstigning, årsaken flyselskapet har oppgitt og det du skriver som fritekst om årsaken,
• antall reisende og, hvis du legger dem til, medpassasjerenes navn og fødselsdatoer (se nedenfor),
• en eventuell Airlate-kode og, hvis du kom til nettstedet via en kampanjelenke, navnet på og kilden til kampanjen (utm-parametere i adressen),
• det foreløpige utfallet av regelkontrollen, saksreferansen, språket du brukte, tidspunktet for innsendingen og at du godtok vilkårene.

Hvis du bruker angrefunksjonen, behandler vi navnet ditt, e-postadressen din, referansenummeret hvis du oppgir det, det du skriver om avtalen, hvordan du vil motta bekreftelsen og når vi mottok angremeldingen. Hvis du sender oss e-post, behandler vi det du skriver og sender.

Når vi forfølger kravet ditt, behandler vi også dokumentasjonen vi ber deg om på e-post og betalingsopplysningene (bankkonto eller annen betalingsmetode) som du oppgir slik at vi kan utbetale kompensasjonen. Vi kan da også motta opplysninger om deg og reisen fra andre: fra flyselskapet, alternative tvisteløsningsorganer, domstoler og myndigheter, for eksempel bestillingsopplysninger, flyselskapets svar og avgjørelser i saken din. Tekniske opplysninger, blant annet IP-adressen din, behandles også når du besøker nettstedet; se avsnittet om tekniske opplysninger og logger nedenfor.

Vi samler ikke inn personnummer (eller tilsvarende nasjonalt ID-nummer, som fødselsnummer), passnummer, bank- eller kortopplysninger, kopier av legitimasjon, boardingkort som filer eller helseopplysninger via skjemaet. Trenger vi ytterligere dokumentasjon for å forfølge kravet, ber vi om den separat via e-post. Laster du opp dokumenter etter innsendingen, sendes de som vedlegg i en kryptert e-post til saksbehandleren vår og lagres i vårt interne saksbehandlingssystem, ikke på nettstedet (se Hvor opplysningene lagres). Vi behandler dem som en del av saken din og lagrer dem på samme måte som henvendelsen din (se Lagringstid). Dokumentene slettes eller pseudonymiseres 12 måneder etter at saken er avsluttet, med mindre vi må beholde dem for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav eller på grunn av en rettslig forpliktelse.

Medpassasjerer

Hvis du legger til medpassasjerer i skjemaet, behandler vi navnene deres og, hvis du oppgir dem, fødselsdatoene deres. Vi behandler opplysningene for å kunne ta dem med i kompensasjonskravet du ber oss forfølge, og denne personvernerklæringen gjelder for dem på samme måte som for deg. De har de samme rettighetene. Opplysningene kommer fra deg, ikke fra medpassasjerene selv. Skjemaet ber ikke om kontaktopplysningene deres, så vi kan ikke informere dem direkte når du sender inn. Etter våre alminnelige vilkår (punkt 12) kan du bare gi opplysninger om andre personer hvis du har rett til det. Si fra til medpassasjerene dine at du gir oss opplysningene deres og hvor de kan lese denne personvernerklæringen.

Formål og rettslig grunnlag

Vi behandler opplysningene til følgende formål og på følgende rettslige grunnlag etter personvernforordningen (GDPR):

• For å gjøre den foreløpige vurderingen, inngå en oppdragsavtale med deg når du sender inn skjemaet og oppfylle den: behandle kravet, forfølge det mot flyselskapet (om nødvendig gjennom tvisteløsning, domstoler eller tvangsfullbyrdelse) og utbetale kompensasjonen. Rettslig grunnlag: avtale, herunder tiltak på din anmodning før en avtale inngås (artikkel 6.1 b).
• For å ta med medpassasjerene dine i kravet. Rettslig grunnlag: berettiget interesse (artikkel 6.1 f), nemlig å kunne forfølge kravet for hele reiseselskapet, slik du har bedt oss om.
• For å se hvilken kampanje en henvendelse kommer fra: en Airlate-kode du oppgir, eller kampanjeopplysninger (utm-parametere) i adressen du kom via. Rettslig grunnlag: berettiget interesse (artikkel 6.1 f), nemlig å vite hvilken markedsføring som gir henvendelser.
• For å måle resultatet av annonsene våre, dersom du har samtykket til det i valget ditt om informasjonskapsler. Rettslig grunnlag: samtykke (artikkel 6.1 a). Du kan når som helst trekke tilbake samtykket under Innstillinger for informasjonskapsler; det påvirker ikke behandling som allerede har funnet sted.
• For å sende bekreftelsen med opplysninger om angreretten, motta en angremelding gjennom angrefunksjonen og sende kvitteringen, føre regnskap og behandle dine anmodninger etter GDPR. Rettslig grunnlag: rettslig forpliktelse (artikkel 6.1 c), blant annet etter den svenske distansavtaleloven og den svenske bokføringsloven.
• For å besvare spørsmål og klager du sender oss. Rettslig grunnlag: avtale (artikkel 6.1 b) når de gjelder saken din, ellers berettiget interesse (artikkel 6.1 f), nemlig å kunne svare deg.
• For å holde nettstedet sikkert og fungerende: begrense antall forespørsler fra samme IP-adresse, føre tekniske logger og feilsøke. Rettslig grunnlag: berettiget interesse (artikkel 6.1 f), nemlig å beskytte nettstedet mot misbruk og sikre at skjemaene fungerer.
• For å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav, for eksempel hvis et krav eller avtalen blir gjenstand for en tvist. Rettslig grunnlag: berettiget interesse (artikkel 6.1 f).

Vi bruker ikke samtykke som grunnlag for det som er nødvendig for å inngå og oppfylle avtalen eller for å svare deg, og vi bruker ikke opplysningene dine til å sende deg markedsføring. Der vi støtter oss på berettiget interesse, har du rett til å gjøre innsigelse; se avsnittet om rettighetene dine.

Hvilke opplysninger du må oppgi

For å sende inn skjemaet må du oppgi e-postadressen din og svare på spørsmålene om reisen og flyproblemet. Uten dem kan vi ikke vurdere kravet, inngå avtalen med deg eller sende bekreftelsen. Navn, bostedsland, flyselskap, medpassasjerer, fritekst og Airlate-kode er valgfrie i skjemaet, men noen av disse opplysningene kan senere bli nødvendige for at vi skal kunne forfølge kravet. I angrefunksjonen trenger vi navnet og e-postadressen din for å registrere angremeldingen og sende kvitteringen. Hvis du ikke oppgir betalingsopplysninger, kan vi ikke utbetale kompensasjonen til deg.

Automatisert foreløpig vurdering

Når du har svart på spørsmålene om reisen, gjør regelmotoren vår automatisk en foreløpig vurdering av om du kan ha rett til kompensasjon og omtrent hvor mye. Vurderingen bygger bare på opplysningene om reisen, ikke på navnet eller e-postadressen din. Den er veiledende og hindrer deg ikke i å sende inn skjemaet, og vi leser hver henvendelse manuelt før vi forfølger et krav. Vi treffer derfor ingen avgjørelser som utelukkende er basert på automatisert behandling og som har rettsvirkning for deg eller på tilsvarende måte påvirker deg betydelig.

Hvor opplysningene lagres og hvem som ser dem

E-post er i seg selv en form for lagring: henvendelsen din havner i e-postinnboksen til Airlate og leses der av oss. For å forfølge kravet kan opplysningene også bli behandlet i våre egne saksnotater og i e-posten vår. Selve nettstedet lagrer ingen henvendelser eller dokumenter. Vi lagrer henvendelser, opplastede dokumenter og angrefristmeldinger i vårt interne saksbehandlingssystem. Tilgangen er begrenset til vårt personale med tofaktorinnlogging, og all tilgang logges. Databasen og dokumentlagringen i systemet ligger på servere i EU (Railway, Nederland, og Cloudflare R2 med EU-jurisdiksjon).

Som kunde kan du følge saken din i kundeportalen vår. Du logger inn med en engangslenke som sendes til e-postadressen som er registrert på saken; vi lagrer bare en hashet versjon av innloggingslenken. Dokumenter og meldinger du sender inn i portalen behandles på samme rettslige grunnlag og slettes etter samme lagringstid som øvrige saksopplysninger.

Vi bruker følgende leverandører, som behandler opplysninger på våre vegne (databehandlere):

• Railway (Railway Corporation, USA) drifter serveren som kjører nettstedet og skjemaene. Fra 3. oktober 2026 ligger serveren i Railways EU-region (Amsterdam, Nederland). Railways liste over underdatabehandlere finnes på trust.railway.com.
• Cloudflare (Cloudflare, Inc., USA) ligger mellom nettleseren din og serveren vår og håndterer domenenavnet (DNS), den krypterte forbindelsen (TLS) og leveransen av nettstedet. All trafikk til nettstedet går gjennom Cloudflares nettverk, også det du skriver i skjemaene.
• Resend (Plus Five Five, Inc., USA) sender all e-post fra nettstedet: meldingene fra skjemaet og angrefunksjonen til oss, bekreftelsen og kvitteringen til deg, og tekniske varsler til oss.
• Proton (Proton AG, Sveits) leverer e-postinnboksen vår, der henvendelser, angremeldinger og e-postene dine til oss havner.

Når vi forfølger kravet ditt, utleverer vi opplysninger til andre i den utstrekning det er nødvendig:

• til flyselskapet eller en annen part som er betalingspliktig,
• til advokater, jurister, inkassoselskaper, samarbeidspartnere eller andre eksterne representanter vi engasjerer til arbeidet,
• til tilsynsmyndigheter, alternative tvisteløsningsorganer, domstoler og andre myndigheter, når kravet avgjøres der eller må tvangsfullbyrdes,
• til banker og betalingsformidlere, når kompensasjon utbetales,
• til et annet selskap i samme konsern eller til en kjøper, hvis vi overdrar hele eller deler av virksomheten.

Vi selger ikke opplysningene dine. Det du skriver i skjemaet deler vi ikke med noen til markedsføringsformål. Hva nettstedet sender om besøket ditt hvis du samtykker, fremgår av avsnittet om informasjonskapsler.

Tekniske opplysninger og logger

Når du besøker nettstedet, behandles tekniske opplysninger:

• Cloudflare mottar hver sideforespørsel med IP-adressen din, opplysninger om nettleseren din og adressen til siden du besøker. Nettleseren din kan også sende tekniske feilrapporter om forbindelsen til Cloudflare.
• Vi bruker Cloudflares sammenstilte besøksstatistikk (antall besøk per side, land og enhetstype) for å se hvordan nettstedet brukes. Den bygger på de samme tekniske opplysningene som ovenfor og viser oss ingen opplysninger om enkeltbesøkende. Rettslig grunnlag: berettiget interesse (artikkel 6.1 f).
• Railway logger hver sideforespørsel som når serveren, med tidspunkt, siden som ble forespurt, opplysninger om nettleseren og IP-adresse. Adressen til bekreftelsessiden inneholder referansenummeret ditt, som derfor også kan finnes i loggen.
• Serveren teller hvor ofte skjemaene brukes fra hver IP-adresse, for å stoppe automatisert misbruk. Til dette formålet holdes IP-adressen bare i serverens arbeidsminne og skrives ikke til noen fil eller database.
• Hvis noe går galt når et skjema sendes inn, logger serveren feilen, og loggen kan da inneholde e-postadressen eller navnet ditt. Samtidig får vi et varsel på e-post. Varselet er utformet slik at det ikke inneholder opplysningene dine.

Overføring utenfor EU/EØS

Railway, Cloudflare og Resend er amerikanske selskaper, og opplysninger overføres derfor til USA. For Railway gjelder dette selv om serveren ligger i EU: etter Railways databehandleravtale, som vi signerte 16. oktober 2026, foregår Railways behandling hovedsakelig i USA. Resend lagrer innholdet i e-poster og leveringslogger i USA. Har du godkjent markedsføring, kan opplysninger også bli overført til Google LLC i USA (se Informasjonskapsler).

Overføringene bygger på EU-kommisjonens beslutning av 10. juli 2023 om at personvernrammeverket mellom EU og USA (EU-U.S. Data Privacy Framework) gir et tilstrekkelig beskyttelsesnivå (gjennomføringsvedtak (EU) 2023/1795). Overføringer til USA bygger på rammeverket der mottakeren er sertifisert, og ellers på EU-kommisjonens standardkontraktsbestemmelser (2021/914) i den enkelte databehandleravtalen. Du kan kontrollere sertifiseringen deres i den offisielle listen over sertifiserte organisasjoner. Skulle en sertifisering falle bort eller beslutningen opphøre å gjelde, bygger overføringen i stedet på EU-kommisjonens standardkontraktsbestemmelser (gjennomføringsvedtak (EU) 2021/914), som er en del av databehandleravtalene med Railway (modul 2, behandlingsansvarlig til databehandler), Cloudflare og Resend. Du kan kontakte Railway på privacy@railway.com.

Proton AG har sitt sete i Sveits. EU-kommisjonen har besluttet at Sveits har et tilstrekkelig beskyttelsesnivå (beslutning 2000/518/EF).

Vil du ha en kopi av garantiene, for eksempel standardkontraktsbestemmelsene, kan du kontakte oss på hello@airlate.com.

Lagringstid

Vi lagrer opplysninger bare så lenge det er nødvendig for formålene ovenfor, eller så lenge det kreves etter lov:

• Vi beholder henvendelsen din, opplastede dokumenter og korrespondansen om saken din i innboksen og i saksbehandlingssystemet så lenge det trengs for å behandle og forfølge kravet. Saksopplysninger og dokumenter slettes eller pseudonymiseres 12 måneder etter at saken er avsluttet, med mindre vi trenger dem for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav eller må beholde dem etter bokføringsloven. Dette gjelder også en Airlate-kode og kampanjeopplysninger som fulgte med henvendelsen.
• Opplysninger som inngår i regnskapet vårt, for eksempel fakturaer og oversikter over utbetalinger, lagres så lenge den svenske bokføringsloven krever det: til utgangen av det sjuende året etter utgangen av kalenderåret da regnskapsåret ble avsluttet.
• Resend og Railway sletter e-postene, leveringsloggene og serverloggene etter en begrenset tid i samsvar med leverandørenes egne rutiner.
• Cloudflare lagrer opplysningene om besøkene dine bare så lenge det er nødvendig for å levere og beskytte nettstedet, og ikke lenger enn avtalen vår med Cloudflare varer.
• IP-adresser i serverens arbeidsminne forsvinner når serveren startes på nytt, for eksempel når vi publiserer en ny versjon av nettstedet.
• For det som lagres i nettleseren din, se avsnittet om informasjonskapsler nedenfor.

Rettighetene dine

Du har rett til å be om innsyn i, retting eller sletting av opplysningene dine, samt til å be om begrensning av behandling og i visse tilfeller få opplysninger overført (dataportabilitet). Siden vi ikke har innlogging eller selvbetjening, kontakter du oss på hello@airlate.com så hjelper vi deg. Noen opplysninger kan vi måtte oppbevare på grunn av et pågående krav eller rettslige krav, og da forklarer vi hvorfor.

Rett til å gjøre innsigelse. Du har til enhver tid rett til, på grunn av forhold knyttet til din særlige situasjon, å gjøre innsigelse mot behandling som vi bygger på berettiget interesse. Vi avslutter da behandlingen med mindre vi kan påvise tvingende berettigede grunner som går foran dine interesser, rettigheter og friheter, eller behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

Informasjonskapsler

Med mindre du godkjenner markedsføring, setter nettstedet ingen informasjonskapsler for statistikk eller markedsføring. Det lagrer da to ting i nettleseren din: valget ditt om informasjonskapsler, i informasjonskapselen airlate_consent i 180 dager, og, mens du fyller ut skjemaet, et utkast til svarene dine om reisen og eventuelle medpassasjerer, slik at de ikke går tapt hvis du laster siden på nytt. Utkastet blir bare på enheten din og inneholder ikke kontaktopplysningene dine. Det slettes når du sender inn skjemaet eller velger «Start på nytt», og ligger ellers igjen til du tømmer lagringen i nettleseren.

Når du er logget inn i kundeportalen (admin.airlate.com), setter vi en øktinformasjonskapsel, __Host-casehub.portal_session. Den er strengt nødvendig for innloggingen, brukes ikke til sporing eller markedsføring og fjernes når du logger ut eller senest etter 30 dager (7 dagers inaktivitet).

Mer informasjon om informasjonskapsler og hvordan du endrer valget ditt finnes på vår side om informasjonskapsler.

Har du godkjent markedsføring, laster nettstedet Googles annonsekode. Den setter informasjonskapsler (se siden om informasjonskapsler) og sender til Google hvilken side du besøker, IP-adressen din, opplysninger om nettleseren og, hvis du sender inn skjemaet, at en henvendelse ble sendt. Svarene dine i skjemaet, navnet ditt, e-postadressen din og referansenummeret ditt sendes aldri. Google er selv ansvarlig for den videre behandlingen, slik det fremgår av Googles egen personverninformasjon. Opplysningene kan overføres til Google LLC i USA, som er sertifisert under personvernrammeverket mellom EU og USA (Data Privacy Framework).

Nettstedet har ingen plugin-moduler eller delingsknapper fra plattformer for sosiale medier. Googles annonsekode lastes bare hvis du har godkjent markedsføring (se Informasjonskapsler); ellers sendes ingen opplysninger om besøket ditt til Google. Koden lastes bare på nettstedets svenske og engelske sider.

Airlate i sosiale medier

Vi har offisielle kontoer på Instagram, Facebook, TikTok, X, LinkedIn, YouTube og Bluesky. Nettstedet lenker bare til dem med vanlige lenker. Det bygger ikke inn strømmer eller videoer og har ingen piksler, plugin-moduler eller delingsknapper fra plattformene, så ingen opplysninger om besøket ditt på nettstedet sendes til dem. Hvis du følger en lenke, forlater du nettstedet, og plattformen behandler da opplysninger om deg etter egne vilkår og sin egen personvernerklæring.

Hvis du følger oss, reagerer på eller kommenterer innleggene våre, sender oss en melding eller nevner oss på en plattform, behandler vi det du skriver og profilopplysningene plattformen viser oss, for eksempel navn, brukernavn og profilbilde. Vi gjør dette for å kunne svare deg og administrere kontoene våre. Rettslig grunnlag: berettiget interesse (artikkel 6.1 f), nemlig å kunne svare dem som kontakter oss og administrere kontoene våre, for eksempel ved å moderere kommentarer. Gjelder kontakten saken din eller et krav du vil at vi skal forfølge, er det rettslige grunnlaget i stedet avtale, herunder tiltak på din anmodning før en avtale inngås (artikkel 6.1 b). Ikke send bestillingsopplysninger, dokumenter eller helseopplysninger via sosiale medier. Send inn kravet ditt med skjemaet, og send dokumentasjon til oss på e-post til hello@airlate.com. Kommentarer og innlegg der du nevner oss blir liggende til du sletter dem, og vi kan også slette kommentarer på våre innlegg der plattformen lar oss gjøre det. Meldinger blir liggende i innboksen vår på plattformen til vi sletter dem, og hvis vi sletter dem, slettes de bare hos oss. Plattformen lagrer også opplysningene etter sin egen personvernerklæring.

Plattformene kan lage statistikk for oss om hvordan kontoene våre brukes, for eksempel antall visninger og følgere og sammenstilte opplysninger om land eller aldersgruppe blant besøkende. Vi kan ikke identifisere deg i de sammenstilte tallene. Vi kan derimot se hvem som følger kontoene våre, der plattformen viser dette. På LinkedIn er følgerlisten en del av statistikken og viser navnet og nåværende arbeidsgiver til hver følger og når vedkommende begynte å følge oss. Vi bruker statistikken til å forstå hvordan innholdet vårt når ut til folk. Rettslig grunnlag: berettiget interesse (artikkel 6.1 f). For Facebook, TikTok og LinkedIn er vi og den aktuelle plattformen felles behandlingsansvarlige for statistikken (artikkel 26). Hvordan ansvaret er fordelt, fremgår av avtaler plattformene har publisert: Page Insights Controller Addendum (Facebook), TikTok Analytics Joint Controller Addendum (TikTok) og Page Insights Joint Controller Addendum (LinkedIn). Etter disse avtalene er det plattformen som besvarer anmodninger om rettighetene dine når de gjelder statistikken. For Instagram, X, YouTube og Bluesky har plattformene ikke publisert noen slik avtale. Hvis vi mottar statistikk fra noen av dem, kan vi og den plattformen likevel være felles behandlingsansvarlige for den statistikken.

Du kan kontakte både oss og plattformen om behandlingen i sosiale medier. Der vi og plattformen er felles behandlingsansvarlige, kan du utøve rettighetene dine overfor hver av oss, uansett hva avtalene sier (artikkel 26.3). Gjelder anmodningen din statistikken, videresender vi den til plattformen, siden bare plattformen har de underliggende opplysningene. Plattformenes personvernerklæringer: Instagram, Facebook, TikTok, X, LinkedIn, YouTube og Bluesky.

Klager

Du har rett til å klage til en tilsynsmyndighet for personvern, særlig i det EU-/EØS-landet der du bor eller arbeider, eller der du mener bruddet har funnet sted. I Sverige er dette Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Vi tar gjerne imot tilbakemeldingen din direkte, slik at vi kan rette opp, men du trenger ikke kontakte oss først.