Anspruch auf Verpflegung, Hotel und Transfer bei Verspätung oder Annullierung

Die Regeln stehen in der Verordnung (EG) Nr. 261/2004, die unmittelbar in Deutschland gilt. Bei einer großen Verspätung oder einer Annullierung haben Sie Anspruch auf mehr als bloße Information. Die Verordnung nennt das Betreuungsleistungen, und Artikel 9 zählt auf, was dazugehört. Der Kern ist einfach: Das Luftfahrtunternehmen soll sich um Sie kümmern, während Sie warten.

• Mahlzeiten und Erfrischungen in angemessenem Verhältnis zur Wartezeit
• ein Hotelzimmer, wenn ein oder mehrere Übernachtungen nötig werden oder wenn sich Ihr Aufenthalt über den von Ihnen geplanten hinaus verlängert
• den Transfer zwischen dem Flughafen und dem Hotel oder einer anderen Unterkunft
• zwei Telefongespräche, Telex- oder Faxnachrichten oder E-Mails

All das ist für Sie kostenlos. Außerdem muss die Airline auf Personen mit eingeschränkter Mobilität und deren Begleitpersonen sowie auf unbegleitete Kinder besonders Rücksicht nehmen.

Die Verordnung gilt, wenn Sie von einem Flughafen in der EU abfliegen oder aus einem Drittland mit einem Luftfahrtunternehmen der EU in die EU fliegen. Nach den Auslegungsleitlinien der Europäischen Kommission gilt sie außerdem in Island, Norwegen und der Schweiz.

Bei einer Verspätung richten sich die Betreuungsleistungen nach Artikel 6. Die Schwelle hängt davon ab, um wie viel sich der Abflug gegenüber der planmäßigen Abflugzeit verzögert und wie lang die Strecke ist: zwei Stunden oder mehr bei Flügen bis 1 500 Kilometer, drei Stunden oder mehr bei Flügen innerhalb der EU über 1 500 Kilometer und bei allen anderen Flügen zwischen 1 500 und 3 500 Kilometern, vier Stunden oder mehr bei allen übrigen Flügen.

Zuerst haben Sie Anspruch auf Mahlzeiten und Erfrischungen und auf die beiden Kommunikationsmöglichkeiten. Hotel und Transfer kommen in Betracht, wenn der Abflug frühestens am Tag nach der planmäßigen Abflugzeit zu erwarten ist, Sie also tatsächlich übernachten müssen. Bei einer Annullierung gilt Entsprechendes nach Artikel 5, der auf Artikel 9 verweist: Hotel und Transfer gehören dazu, wenn Sie wegen der anderweitigen Beförderung erst am nächsten Tag oder später weiterkommen.

Der Anspruch besteht, solange Sie auf den verspäteten Flug, auf eine anderweitige Beförderung zum frühestmöglichen Zeitpunkt oder auf einen Rückflug warten. Entscheiden Sie sich stattdessen für die Erstattung des Flugscheins und organisieren Ihre Reise selbst, muss die Airline nicht mehr für Verpflegung und Hotel aufkommen. Nach dem 18. Erwägungsgrund der Verordnung kann die Betreuung eingeschränkt oder abgelehnt werden, wenn sie selbst eine weitere Verspätung verursachen würde. Mehr dazu: Anderweitige Beförderung zum frühestmöglichen Zeitpunkt.

Unwetter, eine Aschewolke oder ein Streik der Fluglotsen können die Airline von der Ausgleichszahlung befreien. Die Ausnahme in Artikel 5 Absatz 3 betrifft aber ausdrücklich nur die Ausgleichsleistung nach Artikel 7, nicht den Anspruch auf Betreuung. Der Gerichtshof der Europäischen Union hat das bestätigt, als die Aschewolke des Eyjafjallajökull 2010 den Luftraum sperrte (Rechtssache C-12/11, McDonagh).

Das Luftfahrtunternehmen muss daher in der Regel Mahlzeiten, Getränke, Hotel und Transfer auch dann anbieten, wenn die Störung auf etwas zurückgeht, worauf es keinen Einfluss hat. Müssen Sie Essen oder Hotel selbst bezahlen, sollten Sie alle Belege aufbewahren. Nach dem Urteil ist die Pflicht in der heute geltenden Fassung der Verordnung weder zeitlich noch der Höhe nach begrenzt (Randnummer 40).

Das sind die heutigen Regeln, und danach gibt es keine Obergrenze für die Zahl der Nächte, die die Airline bezahlen muss. Die Verordnung (EU) 2026/2202 ändert die Regeln und gilt ab dem 23. Oktober 2027. Nach dem neuen Artikel 9 Absatz 6 kann das Luftfahrtunternehmen die Hotelunterbringung auf höchstens drei Nächte beschränken, wenn die Störung auf außergewöhnliche Umstände zurückgeht, die sich auch durch alle zumutbaren Maßnahmen nicht hätten vermeiden lassen. Mehr dazu: Neue Fluggastrechte ab dem 23. Oktober 2027.

Betreuungsleistungen werden leicht mit der pauschalen Ausgleichszahlung verwechselt, funktionieren aber anders. Die Betreuung deckt Ihre tatsächlichen Bedürfnisse vor Ort: Essen, ein Dach über dem Kopf, Transport. Sie wird nicht in Geld ausgezahlt, es sei denn als Erstattung von Auslagen, die Sie selbst tragen mussten.

Die Ausgleichszahlung ist dagegen ein Pauschalbetrag, der bei großer Ankunftsverspätung am Endziel oder bei einer Annullierung hinzukommen kann, sofern die Ursache kein außergewöhnlicher Umstand ist, und bei Nichtbeförderung gegen Ihren Willen. Bei Nichtbeförderung können außergewöhnliche Umstände nicht als Begründung dienen, die Zahlung zu verweigern (C-22/11, Lassooy). Sie können also Anspruch auf beides haben oder nur auf die Betreuung, wenn der Grund ein außergewöhnlicher Umstand war. Beträge und Voraussetzungen finden Sie unter Fluggastrechte bei Verspätung und Annullierung.

Das Beispiel ist erfunden. Familie Schneider soll um 21.40 Uhr von Frankfurt nach Mallorca fliegen. Ein schweres Gewitter führt zur Annullierung, die Familie wird auf 7.15 Uhr am nächsten Morgen umgebucht.

Das Gewitter ist voraussichtlich ein außergewöhnlicher Umstand, sodass eine Ausgleichszahlung wohl nicht in Betracht kommt. Die Betreuung bleibt aber bestehen: Das Luftfahrtunternehmen soll während der Wartezeit Mahlzeiten und Getränke anbieten, ein Hotelzimmer für die Nacht stellen und den Transfer zwischen Flughafen und Hotel übernehmen.

Am Schalter heißt es, Hotelzimmer würden nicht organisiert. Die Familie bucht daher selbst ein angemessenes Hotel in Flughafennähe, isst zu Abend und hebt alle Belege auf. Nach der Reise verlangt sie die Auslagen von der Airline. Kosten, die notwendig, angemessen und zumutbar waren, sollten in der Regel erstattet werden.

1. Fragen Sie zuerst das Personal. Bitten Sie die Mitarbeitenden der Airline um Essensgutscheine, Hotel und Transfer. Halten Sie die Antwort fest: Uhrzeit, Ort und möglichst der Name der Person, mit der Sie gesprochen haben.
2. Halten Sie die Kosten im Rahmen. Kaufen Sie, was Sie wirklich brauchen: Essen, Getränke, ein Hotelzimmer in üblicher Preisklasse und den Transport dorthin. Darüber hinausgehende Kosten werden in der Regel nicht erstattet. Nach der Rechtsprechung des EuGH können Sie Auslagen ersetzt verlangen, die sich unter Berücksichtigung der Umstände des Einzelfalls als notwendig, angemessen und zumutbar erwiesen haben (C-12/11, Randnummer 51).
3. Bewahren Sie alle Belege auf. Ohne Belege lässt sich kaum zeigen, was Sie ausgelegt haben. Heben Sie auch Umbuchungsmitteilungen und Nachrichten der Airline auf.
4. Fordern Sie die Auslagen schriftlich zurück. Senden Sie die Forderung samt Belegen an die Airline und berufen Sie sich auf Artikel 9 der Verordnung (EG) Nr. 261/2004. Eine Anleitung finden Sie unter Entschädigung selbst geltend machen.
5. Gehen Sie weiter, wenn Sie eine Absage erhalten. Lehnt die Airline ab oder antwortet sie nicht, kommt eine Schlichtung in Betracht. Voraussetzung ist, dass Sie sich zuvor an die Airline gewandt haben. Je nachdem, ob die Fluggesellschaft einer privaten Schlichtungsstelle angeschlossen ist, ist die Schlichtungsstelle Reise & Verkehr oder die Schlichtungsstelle beim Bundesamt für Justiz zuständig; für Fluggäste ist das regelmäßig kostenfrei. Hat die Airline ihren Sitz in einem anderen EU-Land, in Island, Norwegen oder im Vereinigten Königreich, kann das Europäische Verbraucherzentrum Deutschland kostenlos helfen. Mehr dazu: Fluggesellschaft antwortet nicht.

• Nachweis der Störung: Bordkarte und Buchungsbestätigung, SMS, E-Mails oder App-Benachrichtigungen zur Verspätung oder Annullierung sowie Umbuchungsmitteilungen mit den neuen Abflugzeiten.
• Ihre Auslagen: Belege für Essen und Getränke, Hotelrechnung mit Datum und Belege für den Transport zwischen Flughafen und Hotel.
• Kontakt mit der Airline: schriftliche Antworten des Kundenservice und eigene Notizen darüber, was das Personal vor Ort gesagt hat.

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